Iedere ondernemer is verplicht een administratie bij te houden. Deze administratie moet daarnaast ook nog eens zeven jaar bewaard blijven. Na die zeven jaar worden er door de belastingdienst geen bescheiden uit de administratie meer opgevraagd. Behalve dat het verplicht is om een administratie bij te houden heeft u met een goed bijgehouden administratie snel de beschikking over de cijfers en resultaten van uw onderneming om inzicht te krijgen in uw kosten, omzet en resultaat . Aan de hand hiervan kunt u inspelen op ontwikkelingen en uw activiteiten eventueel bijstellen.
Wat hoort er bij de administratie:
- Alle gegevens over uw onderneming die u vastlegt op papier of in elektronische vorm, horen bij uw administratie. Voorbeelden hiervan zijn:
- kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen;
- financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek;
- tussentijds gemaakte controleberekeningen; ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen;
- bank- en giroafschriften; contracten, overeenkomsten en andere afspraken; agenda en afspraken boeken; correspondentie;
- software en databestanden.
Daarnaast is het, zeker in de beginjaren, van belang om in een urenadministratie vast te leggen welke uren u in de onderneming werkzaam bent. Ook indirecte uren tellen mee. Omdat een aantal fiscale aftrekposten afhankelijk zijn van het in de onderneming besteedde uren, stelt de belastingdienst vaak belangstelling in een urenadministratie en deze is naderhand niet meer juist vast te leggen.