In het kort
- De belastingvrije kilometervergoeding blijft in 2025 € 0,23 per kilometer, ondanks stijgende brandstofkosten.
- Werknemers en ondernemers kunnen de vergoeding toepassen voor zakelijke ritten, mits nauwkeurig geregistreerd.
- Werkgevers zijn niet verplicht reiskosten te vergoeden, tenzij dit in de cao is opgenomen.
- Een hogere kilometervergoeding dan € 0,23 is mogelijk, maar het extra bedrag is belast.
Wat is de belastingvrije kilometervergoeding?
Werknemers en zelfstandig ondernemers die met eigen vervoer (auto, brommer of fiets). Werkgerelateerde reiskosten maken, kunnen een onbelaste reiskostenvergoeding krijgen. Deze belastingvrije vergoeding is bedoeld om de kosten te compenseren die iemand maakt.
Let op: Deze belastingvrije vergoeding geldt niet voor woon-werkverkeer met het openbaar vervoer. Alleen de werkelijk gereden kilometers mogen onbelast worden vergoed. Het is dus belangrijk om alle zakelijke reizen goed te registreren
Voor wie geldt de onbelaste kilometervergoeding?
De belastingvrije kilometervergoeding geldt voor zowel werknemers als ondernemers.
Onbelaste reiskosten voor werknemers
Als werkgever mag je een onbelaste kilometervergoeding geven aan werknemers die met eigen vervoer zakelijke ritten maken. Dit kan bijvoorbeeld voor woon-werkverkeer of andere zakelijke reizen.
Onbelaste reiskosten voor ondernemers
Als je ondernemer bent voor de inkomstenbelasting, mag je de onbelaste kilometervergoeding van 23 cent per kilometer van je winst aftrekken. Ondernemers die met een privéauto zakelijke kilometers afleggen, mogen daarvoor de kilometervergoeding declareren. De vergoeding geldt niet als je een auto van de zaak gebruikt. Je mag in dat geval het volledige gebruik van de auto zakelijk declareren.
Hetzelfde geldt voor vervoer op een eigen fiets en werkelijk gemaakte kosten voor het openbaar vervoer, een taxi, boot of vliegtuig.
In het geval van ondernemers is de vergoeding bedoeld voor zowel woon-werkverkeer als andere zakelijke reizen. Alleen de daadwerkelijk gereden kilometers komen in aanmerking. Dit maakt het belangrijk om een nauwkeurige rittenadministratie bij te houden.
Hoeveel bedraagt de onbelaste reiskostenvergoeding in 2025?
De belastingvrije kilometervergoeding blijft in 2025 op hetzelfde niveau als in 2024: 23 cent per kilometer.
Is het vergoeden van reiskosten verplicht voor werkgevers?
Je bent als werkgever niet verplicht een reiskostenvergoeding te geven aan werknemers, behalve als dat in de collectieve arbeidsovereenkomst (cao) staat. Je werknemer heeft geen wettelijk recht op een reiskostenvergoeding als er geen afspraken over zijn gemaakt.
Een andere reden om reiskostenvergoeding te betalen aan je werknemers is dat deze reiskosten aftrekbaar zijn. Je verlaagt hiermee je belastbare winst. Met andere woorden: het levert je een belastingvoordeel op.
Mag een werkgever een hogere kilometervergoeding geven?
Een onbelaste reiskostenvergoeding in 2025 van € 0,23 per kilometer dekt meestal niet de volledige kosten die een werknemer maakt voor zakelijk vervoer.
Je mag als werkgever een hogere reiskostenvergoeding geven, maar die extra verhoging is belast en daarover moet je loonheffing betalen. Het komt er dan in feite op neer dat de extra vergoeding niet naar je werknemer gaat, maar naar de fiscus.